À Harvest Algoma, des centaines de milliers de livres de nourriture donnée sont traitées chaque année et distribuées à ceux qui en ont besoin dans tout le district d’Algoma. Mais cataloguer tout cela impliquait des heures de paperasse qui faisaient perdre un temps précieux aux besoins plus urgents.
Tout a changé l’année dernière lorsque le centre de ressources alimentaires s’est associé à Acorn Information Solutions, une division du Sault Ste. Marie Innovation Centre, pour développer une nouvelle application qui numériserait et rationaliserait le système d’inventaire.
L’application Harvest Food Hub est une solution conviviale qui suit les entrées et sorties de nourriture, gère les activités du personnel et des bénévoles et organise les données pour faciliter la création de rapports.
Harvest Algoma a reçu une subvention de 100 000 $ de la Fondation Trillium de l’Ontario pour financer son développement.
David Thompson, directeur général par intérim de Harvest Algoma et directeur du Rural Agri-Innovation Network, a déclaré avoir remarqué une différence mesurable depuis que l’organisation est passée à un système numérique.
« Une partie du retour sur investissement pour nous a été simplement la libération du temps de personnel dont nous disposions depuis le stylo et le papier (journaux) vers ce système », a-t-il déclaré lors d’un webinaire de présentation de l’outil le 9 décembre.
« De plus, les bénévoles peuvent se concentrer sur davantage de domaines, au lieu de se limiter à une simple administration. »
Créée en 2017, Harvest Algoma était exploitée par Centraide de Sault Ste. Marie et Algoma jusqu’en 2023, date à laquelle le centre d’innovation a pris la relève.
L’organisation « sauve » les aliments qui sont encore bons à manger mais qui peuvent ne pas répondre aux exigences d’un détaillant pour les vendre, en plus de s’associer à Second Harvest, qui s’approvisionne et livre des camions de produits alimentaires, a déclaré Thompson.
Harvest Algoma distribue ces dons aux banques alimentaires de Sault Ste. Marie et à travers le district d’Algoma, aussi loin au nord que Wawa et à l’est jusqu’à Elliot Lake.
Au total, Harvest Algoma récupère chaque année plus de 550 000 livres de nourriture, qui est distribuée à environ 60 organismes partenaires qui les transmettent aux personnes dans le besoin.
Les serres sur place produisent des aliments supplémentaires à distribuer, et les étudiants visitent souvent le site pour en savoir plus sur le processus et aider.
Ce qui ne peut pas être sauvé est collecté par le groupe de sensibilisation à l’environnement Clean North, composté, puis distribué aux fermes locales où la nourriture est cultivée et reversée à la banque alimentaire.
Harvest Algoma accomplit un travail important. Mais avec une petite équipe de quatre employés et environ 30 bénévoles, chaque minute est précieuse, et l’enregistrement de toutes ces transactions prenait beaucoup de temps, a déclaré Thompson.
« Nous avions des registres de nourriture provenant de diverses sources que recevaient nos chauffeurs. Nous avions de la nourriture provenant de notre serre que nous suivions également, puis nous avions des registres papier et stylo de notre travail avec les banques alimentaires et les agences qui servaient leurs électeurs et leurs clients avec la nourriture que nous apportions », a déclaré Thompson.
«Nous avions donc beaucoup de journaux écrits sur papier, ce qui a entraîné beaucoup de saisie de données.»
Thompson a estimé que cela représentait environ 12 000 entrées de journal, soit 70 heures, par an, ce qui représente « un temps considérable », a-t-il déclaré, ce qui permet facilement de prendre des mois de retard dans les rapports.
Entrez dans Acorn Information Solutions, une autre division du centre d’innovation de Sault.
En activité depuis 1999, Acorn travaille avec des clients des secteurs public et privé pour trouver des solutions numériques dans les domaines des logiciels, de l’analyse de données et des systèmes d’information géographique (SIG).
Shawn Croisier, vice-président des ventes et des opérations du centre d’innovation, a qualifié Acorn de « catalyseur de croissance » dans le secteur des technologies de l’information de la province.
« Ce type d’idées où un partenaire local vient nous voir et construit une technologie est l’une des principales raisons pour lesquelles nous existons », a déclaré Croisier.
« Nous aimons travailler avec des individus pour prendre des idées et les transformer en solutions technologiques. »
Acorn utilise souvent du code commun – un langage de programmation largement utilisé – pour créer ses applications, qui peuvent ensuite être adoptées pour différentes applications.
C’est le cas de Harvest Hub, qui trouve son origine dans KEYON, le logiciel d’inscription qu’Acorn a conçu pour les centres pour enfants EarlyON de la province.
« Cette technologie utilise un chemin très similaire de codes QR (réponse rapide), de connexions fiables et de gestion du personnel sur les sites », a déclaré Croisier. «Nous avons donc pu exploiter une grande partie de cette technologie, la développer rapidement et la modifier un peu pour les flux de travail métier identifiés par Dave.»
À l’aide d’une tablette, le personnel et les bénévoles peuvent se connecter et se déconnecter, de nouveaux détaillants et banques alimentaires peuvent être enregistrés dans le système, les aliments peuvent être pesés (avec une balance associée), des rapports peuvent être créés et le flux de nourriture peut être surveillé.
Le programme est entièrement personnalisable pour l’organisation qui l’utilise, et les données sont stockées dans le cloud, via des serveurs canadiens, ce qui en fait une « solution 100 % fabriquée au Canada », a ajouté Croisier.
« En discutant avec certains membres du personnel et certains bénévoles, cela a été un événement qui a changé la vie de beaucoup de ces personnes, simplement pour gérer la façon dont elles font leur travail au quotidien », a-t-il déclaré.
Acorn envisage déjà une version améliorée de l’application et sollicite actuellement les commentaires d’autres banques alimentaires ou centres de ressources intéressés à collaborer à son développement ultérieur.
Davantage d’organisations utilisant cette technologie pourraient aider Acorn à mobiliser des fonds supplémentaires pour apporter ces améliorations, a déclaré Croisier.
« C’est ainsi que nous développons certaines de nos autres solutions technologiques : nous nous développons simplement de manière organique », a-t-il déclaré.
« Nous pensons qu’il existe simplement des moyens de rendre la vie plus facile et de continuer à pousser un peu la technologie vers le haut et à résoudre les problèmes. »
